UNIDAD 2
DESARROLLO EVOLUTIVO DEL ÁREA INFORMÁTICA EN CORRESPONDENCIA AL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
La informática juega un rol de suma importancia, primero por el uso de tecnologías de la información como facilitadoras de un proceso de cambio, creando nuevas formas de trabajo, permitiendo el rediseño creativo de la organización, haciendo un uso óptimo de los recursos, y la vez, mejorando significativamente la calidad del servicio y creando un ambiente de trabajo propicio para que se desempeñe con la calidad que el usuario demanda y a la vez encuentre en su trabajo las mejores condiciones posibles.
OBJETIVO DEL ÁREA DE INFORMÁTICA
Su principal objetivo es lograr alcanzar las metas propuestas mediante una organización eficaz de la producción, a través de la implementación de elementos tecnológicos y herramientas informáticas de última generación.
IMPORTANCIA DEL ÁREA DE INFORMÁTICA
Un sistema de información adecuado ofrece una importante y notable satisfacción en los usuarios que lo operan, debido a su facilidad de uso y su acceso constante, que puede resultar en que los empleados logren alcanzar los objetivos planteados por la compañía.
Por otra parte, es de vital importancia utilizar tecnologías de información y comunicación adecuadas para el procesamiento y transmisión de los datos que se gestionarán en el sistema de información.
DESARROLLO DE LOS PLANES INFORMÁTICOS
Un plan informático es una estrategia que articula todos los recursos en el área de las Tecnologías de Información que le permiten a cualquier organización cumplir con su Misión y Visión en el presente y en el futuro.
CARACTERÍSTICAS
Un Plan Informático, no es un método para resolver problemas corrientes en cortos períodos, puesto que no permite competir con cambios inesperados, esto no es un indicador de un error de concepto, pero prueba el riesgo adquirido en las actividades del plan.
Un Plan Informático debe contemplar un horizonte que alcanza un período variable entre 3 y 5 años dependiendo del tamaño de la institución. No obstante el mismo debe ser revisado por lo menos en períodos anuales, y reformulado cada vez que se modifiquen en forma sustancial los objetivos y metas planteados por el nivel directivo de la organización.
INFRAESTRUCTURA
La infraestructura informática es uno de los pilares de cualquier negocio y su mantenimiento debería ser responsabilidad de un profesional. Sin embargo lo habitual es que lo haga quien le toca, sobre todo en empresas pequeñas. Lo primero a tener en cuenta es que la infraestructura informática impacta en la productividad: a peor mantenimiento mayores pérdidas de productividad. Ese es el punto. Por eso, un plan de sistemas informáticos debe tener en cuenta las necesidades concretas de la institución y si es algo muy prioritario es recomendable contratar un profesional (muchos lo parecen, pero no lo son).
Para esa persona a la que le tocó estas son algunas notas generales de mi experiencia sobre un plan de mantenimiento informático sencillo y los aspectos que hay que tener en cuenta.
El plan aplica para el mantenimiento de equipos de escritorio (Desktop), una pequeña red de comunicaciones (LAN) y se pueden incluir servicios básicos en un servidor (server). Lo típico son redes de menos de 20 equipos aunque se puede extrapolar a más. También vale para una casa (en la mía hay 6 equipos, por ejemplo).
ORGANIZACIÓN DE LOS SERVICIOS INFORMÁTICOS.
La realización de trabajos utilizando los medios informáticos de una empresa requiere una cierta organización y destreza relativa tanto a los equipos, donde incluimos los físicos y los lógicos, como al personal encargado de su realización.
DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN
La estructura organizativa debe servir para implantar la estrategia y ser el elemento que guíe a las personas para que adecuen sus actuaciones y desempeño en el contexto de la organización.
El desarrollo de una estructura organizativa requiere la definición de sus funciones, los procesos sobre los que tiene responsabilidades, las herramientas, la definición y asignación de roles y puestos de trabajo y los indicadores de gestión.
El desarrollo de una estructura organizativa requiere la definición de sus funciones, los procesos sobre los que tiene responsabilidades, las herramientas, la definición y asignación de roles y puestos de trabajo y los indicadores de gestión.
FUNCIONES GERENCIALES.
Definir y desarrollar el Programa Institucional de Desarrollo Informático para la planeación estratégica en materia de tecnologías de cómputo y de información.
• Coordinar la planeación de requerimientos técnicos necesarios para cubrir las necesidades de sistematización de información de las áreas usuarias
• Ejecutar un plan de investigación de mercado de nuevos productos y tecnología con miras a adquirir el hardware y el software con más ventajas para satisfacer los requerimientos de información.
• Determinar el plan presupuestal y el programa para la adquisición de equipos, programas y paquetes de cómputo, desarrollo de sistemas con apoyo externo, contratación de asesorías y gastos de mantenimiento y soporte a la base instalada, para garantizar la operación informática.
• Determinar las bases de concursos y dictámenes técnicos que coadyuven a lograr las adquisiciones más ventajosas en servicio y precio. Apoyar en la licitación, calificación y certificación de bienes informáticos que se adquieran.
• Coordinar los trabajos de desarrollo de sistemas para proporcionar las herramientas de automatización de las actividades de la empresa, así como supervisar el diseño de aplicaciones en internet para apoyar la difusión y promoción de la empresa
TENDENCIAS.
1. Evolución de las formas organizacionales para servir a:
a. Aumentos significativos de la productividad
b. Velocidad en los procesos
c. Flexibilidad ante los cambios
d. Concentración en actividades de alto valor agregado
e. Calidad y servicio a clientes como centro
2. Movimiento hacia la organización basada en la información.
3. Las unidades especializadas y dedicadas de informática desaparecerán la actividad se integra al negocio.
NECESIDAD DE LOS PLANES INFORMÁTICOS.
Los planes informáticos apuntan a las necesidades informáticas estratégicas y a la arquitectura tecnológica requeridas para cumplir misión, metas y propósitos de la empresa.
Para realizar un plan informático, es necesario que se analice la situación actual de la empresa, en cuanto a los sistemas informáticos actuales, se deberán determinar la orientación de cada uno de estos sistemas hacia los objetivos empresariales y las estrategias que utilizan para lograr este alineamiento. El resultado final de la planificación informática, deberá ser un Plan detallado de actividades en donde luego de analizada la brecha existente de “en donde estamos” y “en donde queremos estar” se propongan las modificaciones a realizar en el plan informático actual, un análisis de los requerimientos que debe cumplir, la determinación de los modelos de arquitectura e información, un cronograma detallado para el desarrollo de los planes propuestos, la estimación de los recursos necesarios para su desarrollo y un plan de seguimiento que permita determinar el avance y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
Igualmente es necesario que un plan informático contenga elementos claves como son los niveles de servicios, catastro de Sistemas de Información Administrativos, planes de continuidad operacional o planes de contingencia, arquitecturas de alta disponibilidad, sistemas de respaldos, sistemas de gestión, arquitecturas de integración e interoperabilidad. De igual forma debe revisar y eventualmente proponer una nueva estructura organizacional para el área de Tecnología Informática, de acuerdo a los proyectos que proponga el plan.
IMPORTANCIA DE LOS PLANES INFORMÁTICOS.
Desde la década pasada, los directivos admiten la decisiva importancia de la tecnología informática para el crecimiento, la competitividad y la supervivencia de la empresa.
Razón por la cual el apoyo de los directivos es de vital importancia en el emprendimiento de un plan informático, además de poseer los recursos económicos necesarios para realizar el Plan, deben mostrar abiertamente el compromiso de realizarlo; es importante motivar a los directivos a tomar en serio la realización del Plan y determinar las actividades en las cuales su participación activa permita “garantizar” el éxito del proyecto.
Este equipo es además el encargado de motivar la ejecución, implementación e implantación del plan informático, el efecto de su aplicación debe aplicarse desde la cima de pirámide hacia sus bases, es decir debe empezar por los directivos de más alto nivel y poblar todos los estratos de la organización. La perspectiva del plan debe ser estratégica y operativa, no tecnológica
En un entorno de negocios y tecnología complejo, sujeto a rápidos cambios, es imperativo desarrollar y mantener en marcha un excelente proceso de planeación informática, lo cual permitirá obtener:
* Mejores comunicaciones. El contacto entre gerencia superior, unidades de negocios y la estructura de sistemas informáticos que desarrolle metas comerciales y tecnológicas crea el espacio necesario para asegurar que la estrategia tecnológica sea completa, considerando sus oportunidades y las amenazas de la competencia.
* Necesidades estratégicas de datos. Los sistemas se reducirán a escala, se priorizarán y se desenvolverán para hacer frente a necesidades estratégicas de la firma, más allá de barreras funcionales rutinarias.
* Un método objetivo para asignación de recursos. Las necesidades estratégicas de datos en la empresa y la infraestructura técnica requerida para cubrirlas, definen un marco para asignar los escasos recursos de los sistemas informáticos.
* Infraestructura técnica eficiente. Esta desarrolla el encuadre arquitectónico donde los diversos componentes de sistemas deben encajar con precisión. Funcionarán eficientemente dentro del conjunto por haber sido diseñados y desarrollados en forma separada.
* Coordinación efectiva de tecnologías. Es necesario introducir y coordinar la multiplicidad de tecnologías que hacen al uso de sistemas informáticos, tales como los de comunicaciones, administración, imágenes, manejo de documentos, grandes computadoras, mini o microordenadores y redes.
* Productividad del equipo. El empleo efectivo de herramientas de alto rendimiento y el marco para un apropiado programa de capacitación que sustente el desarrollo de equipos a corto y largo plazos aportan creciente productividad, apoyo en las funciones y crecimiento personal.
* Mecanismos de control. Los progresos del plan y la estrategia de negocios se monitorean a fin de hacer cambios y ajustes a tiempo, según los requieran la empresa o las influencias externas.
CARACTERISTICAS DE LOS PLANES INFORMÁTICOS.
* Es un proceso, expresado en un documento escrito y conocido por todos los usuarios de la unidad (Subgerencia, Subdirección, Departamento o Unidad) de Informática, el cual empieza con el desarrollo de objetivos, define estrategias y políticas para alcanzar tales objetivos, desarrolla planes detallados para asegurar que las estrategias se sigan con el fin de que tales objetivos se realicen en términos de productos y resultados concretos medibles por la unidad de Informática, por los usuarios y por el nivel Director de la empresa u organización, en parámetros no técnicos y exentos de ambigüedad.
* No es un método para resolver problemas corrientes en cortos períodos, puesto que no permite competir con cambios inesperados en la Dirección, esto no es indicador de un error de concepto, pero prueba el riesgo adquirido en las actividades del Plan.
* Debe contemplar un horizonte que alcanza un período variable entre 3 y 5 años dependiendo del tamaño de la organización. No obstante el mismo debe ser revisado por lo menos en períodos anuales, y reformulado cada vez que se modifiquen en forma sustancial los objetivos y metas planteadas por el nivel Directivo de la organización.
* Es un conjunto de planes interrelacionados cuya finalidad es básicamente satisfacer las necesidades de información que el sistema de decisiones de la organización requiere, en la cantidad, calidad, oportunidad y forma que cada nivel necesita. Lo anterior debe ser considerado en el marco de la velocidad de desarrollo y de la cantidad de alternativas, siempre crecientes, que el mercado de informática ofrece.
MODELOS.
Los modelos existentes responden a la necesidad de clasificación de los distintos proyectos que se presentan. Los modelos relevantes para planes de informática son:
* Modelo de Desarrollo de aplicaciones: elaboración y puesta en marcha de programas o sistemas computacionales.
* Modelo de Equipamiento: adquisición por primera vez de equipos, incluyendo tanto hardware como software básico.
* Modelo de Mejoramiento, ampliación o reposición: aumento de capacidad y calidad de servicios de hardware y/o mejoramiento de software.
* Modelo de funciones corporativas: representa funciones ejecutadas por la empresa. Cada una describe una actividad, algo que la firma hace, independientemente de la estructura organizacional. Una de las características de este modelo es que documenta acciones a lo largo y a lo ancho de la compañía, sin sujetarse a ataduras institucionales. La misma actividad puede ser realizada por varias unidades diferentes, pero se la representa sólo una vez en el modelo corporativo. Las actividades que éste contiene reflejan qué se hace, no cómo, cuándo ni dónde. Este sesgo asegura la integridad lógica del modelo de negocios, pues es un vehículo para gestionar el cambio a medida que se da en el tiempo y dentro de la empresa. Las actividades (funciones) de alto nivel se discriminan en procesos componentes, que representan actividades discretas con puntos de inicio y fin identificables, pasibles de ejecutarse repetidamente.
* Modelo de datos: Este modelo ilustra necesidades informáticas vistas desde la óptica corporativa, describiendo las entidades de interés para la empresa y las relaciones entre ellas. El modelo de datos se presenta como mapa lógico de esas entidades o datos, inclusive sus propiedades inherentes, en forma separada de las características de software, hardware o desempeño.
Atendiendo al criterio de riesgo en la ejecución y grados de libertad en la implantación podemos distinguir otros modelos de planes informáticos:
* Modelo de investigación básica: La investigación básica es la que se realiza con total libertad hasta el punto que a veces no existen objetivos marcados. Su libertad es máxima y el riesgo de no conseguir algún resultado es muy grande
* Modelo de investigación aplicada: Existen menos grados de libertad y se pueden marcar algunos objetivos a conseguir, no obstante el riesgo sigue siendo alto en este tipo de proyectos. Es en este tipo donde empieza a aplicarse el concepto de plan informático definido anteriormente, ya que cada investigación ira dirigida a un propósito determinado y se le asignaran unos recursos, aunque estos pueden ser cambiantes con el tiempo.
* Modelo de investigación y desarrollo: Estos ya son aplicaciones muy específicas que han de dar lugar a la producción de prototipos y donde se realiza un diseño previo, se proponen unos objetivos y se realiza un estudio de viabilidad.
* Modelo correspondientes a la construcción de cualquier elemento: El grado de libertad de que se dispone en este tipo de plan es todavía menor que en los anteriores, ya que conocemos el coste, la cantidad y la naturaleza de los recursos.
REQUERIMIENTOS DE LOS PLANES INFORMÁTICOS.
1. Objetivos y funciones de la unidad de Informática
2. Estrategias alternativas viables para alcanzar tales objetivos.
3. Nivel de recursos, se requiere para una operación estable, considerando el plan de sistemas vigentes.
4. Actividades que tenderán a, o podrían ser discordantes.
5. Factores de riesgo para el plan general y para cada plan componente.
6. Nivel de crecimiento que se puede esperar para cada tarea o actividad de cada plan componente.
7. Debido al cambio tecnológico constante, las probabilidades que existen en el mediano o largo plazo de:
Instalar un nuevo computador o servidor.
Cambiar de sistemas operativos.
Cambiar de filosofía de proceso, vale decir:
Proceso Centralizado
Proceso Descentralizado
Proceso Distributivo
Una combinación de las anteriores.
8. Impacto que tendrán las consideraciones anteriores en términos de: recursos, capacitaciones, programas de desarrollo y cuál será la magnitud del esfuerzo involucrado.
9. Impacto en los usuarios de los sistemas en cuestión y de las tecnologías usadas para su desarrollo y explotación.
INFRAESTRUCTURA DE LOS PLANES INFORMÁTICOS.
Aunque no existe una regla fija sobre el contenido específico de un plan informático, básicamente debido a lo vertiginoso de los cambios técnicos y de las necesidades de información de los usuarios, hay algunas guías que permiten formular un plan en términos que puedan ser leídos por aquellos que necesitan la información completa y suficiente como para responder a la mayoría de las preguntas que podrían ser formuladas.
1. Es importante establecer que la razón para escribir el documento del plan, es comunicar los conceptos, metas y estrategias resultantes del estudio y revisiones periódicas de las necesidades de los usuarios y de su compatibilidad con el plan vigente.
2. La preparación del documento debe ser lo suficientemente cuidadosa como para considerar los intereses de cada usuario actual o futuro, dimensionando las características de cada uno y las razones por las que se establecieron las prioridades para cada uno de los mismos.
3.1. Resumen de la situación actual:
a) Hardware.
b) Software.
c) Redes.
d) Recursos humanos.
e) Sistemas vigentes y su estado.
f) Síntesis de una encuesta de satisfacción de usuarios.
g) Resumen de costos por cada concepto anterior.
3.2. Resumen Ejecutivo:
a) Objetivos.
b) Premisas o supuestos básicos.
c) Resumen de planes componentes.
d) Análisis beneficio v/s compromisos.
3.3. Sistemas de información:
a) Desarrollo de nuevos sistemas previstos.
b) Mantención adaptativa, correctiva y perfectiva de los sistemas vigentes.
c) Planes de contingencia para seguridad y respaldo.
3.4. Recursos informáticos:
a) Justificación del equipamiento necesario.
b) Justificación del software básico y de desarrollo necesario.
c) Justificación de los recursos humanos necesarios y de las necesidades de capacitación.
3.5. Planes componentes:
a) Perfil del equipo en el tiempo.
b) Perfil de sistemas y resultados en el tiempo.
c) Perfil de recursos humanos y de capacitación necesarias.
d) Flujos de recursos económicos.
e) Perfil de reorganizaciones administrativas globales en cada órgano afectado por el plan informático formal.
f) Plan de seguridad y auditoría computacional.
4. Documentos de trabajo asociados:
4.1. Informe de objetivos de la organización y de cada componente de la misma, identificando las misiones y tareas de cada uno.
4.2. Informe de premisas y supuestos básicos considerados para cada nivel de la organización.
4.3. Evaluación de la realización pasada del plan.
4.4. Evaluación de las debilidades y fortalezas de la unidad de Informática.
4.5. Relación de estrategias y su evaluación para alcanzar los objetivos del punto.
4.6. Sistemas de información para usuarios con los estudios de factibilidad (operacional, técnica y financiera) necesarios.
4.7. Evaluación de alternativas de software y de sus proveedores según pautas.
4.8. Evaluación de alternativas de equipamientos y de sus proveedores según pautas.
4.9. Análisis económico de cada alternativa anterior.
4.10. Análisis de los recursos humanos disponibles y de su potencial técnico actual.
4.11. Análisis de los factores de riesgo o estabilidad de cada componente anterior.
4.12. Análisis de estado del arte informático en el país y de sus tendencias futuras.
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